Je advies- of verzekeringskantoor draait op portalen en dossiers. Houd de IT ervan op orde.
Je klanten laten je hun hele financiële situatie zien. Met de +Z Checkup beveilig je je dossiers, portalen en mail stap voor stap, in een jaar.
Klantdossiers, portalen en oplichters
In een klantdossier staat veel: inkomen, schulden, loonstroken, een kopie van een identiteitsbewijs en soms gegevens over gezondheid. Dat staat in je advies- of polisadministratie, in je mail en vaak in een klantportaal.
Je werkt bijna helemaal via internet, met portalen van verzekeraars en geldverstrekkers. Kun je een dag niet inloggen, dan ligt je advieswerk stil en wacht je klant. Raakt je polisadministratie beschadigd, dan weet je misschien niet meer wat je voor wie hebt geregeld.
Omdat er bij jou geld en gegevens omgaan, ben je ook interessant voor oplichters, bijvoorbeeld met een nepmail die op een verzekeraar lijkt.
AVG, Wft en DORA voor adviseurs
- AVG. Geldt voor iedereen, en weegt voor jou zwaar door alle financiële gegevens die je bewaart.
- Beheerste bedrijfsvoering (Wft). Heb je een vergunning van de AFM, dan hoort daar goede informatiebeveiliging bij. Volgens de AFM kan zwakke informatiebeveiliging het klantbelang schaden.
- DORA. Europese regels voor digitale weerbaarheid in de financiële sector, sinds 17 januari 2025. Kleine en middelgrote verzekeringstussenpersonen zijn uitgezonderd (artikel 2, lid 3).
- Afspraken met verzekeraars. Werk je met een volmacht, kijk dan welke IT-eisen de verzekeraar stelt.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: AFM, Marktindrukken 2023 · DORA, Verordening (EU) 2022/2554
Drie stappen voor je advieskantoor
Zo kan het er voor een advieskantoor uitzien. Welke stappen jij krijgt, volgt uit je antwoorden.
Zet de tweede inlogstap aan op je klantdossiers
Niet alleen op je mail, ook op je polisadministratie en je klantportaal. Naast je wachtwoord vul je dan een code van je telefoon in.
Controleer elk verzoek om anders te betalen
Vraagt een mail die van een verzekeraar of klant lijkt te komen, om naar een ander rekeningnummer te betalen? Bel eerst, op een nummer dat je al had, niet op het nummer in de mail. Maak het een vaste afspraak op kantoor.
Zoek uit of je een eigen kopie hebt
Vraag je leverancier hoe lang verwijderde dossiers bewaard blijven, en of je zelf een kopie kunt maken. De mail staat in je plan klaar.
Wat de Checkup vraagt bij financieel advies
Je kiest in de vragenlijst Financieel advies of verzekeringen. Daarna:
- In de lijst met systemen staan ook je advies- of polisadministratie en een klantportaal voor documenten. Per systeem geef je aan hoeveel last je hebt als het uitvalt.
- Voor belangrijke systemen vraagt de Checkup naar de tweede inlogstap, beheerders en een eigen kopie. Kun je een systeem niet missen, dan ook: is terugzetten getest?
- Je krijgt drie korte vragen over DORA en de verwachtingen van toezichthouders. Wat eruit komt, zie je als signaal in je plan, samen met een advies.
- Gebruik je een AI-assistent, dan vraagt de Checkup of er klantgegevens in komen en of het een zakelijk account is. Klantgegevens horen nooit in een AI-assistent.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Valt mijn kantoor onder DORA?
Voor de meeste kleine kantoren niet direct: kleine en middelgrote verzekeringstussenpersonen zijn uitgezonderd. Twijfel je, laat het dan uitzoeken. De Checkup signaleert het, maar geeft geen juridisch advies.
Moet ik klantgegevens invullen in de Checkup?
Nee. De vragen gaan over hoe je werkt en welke systemen je gebruikt. Er komen geen klantgegevens in je antwoorden.
Mijn IT-leverancier regelt alles. Heb ik hier dan iets aan?
Ja. Je leverancier beheert de techniek, maar wie bij je polisadministratie en de portalen van verzekeraars kan, beslis je zelf. Ligt een stap bij je IT-leverancier, dan is de mail aan hem al geschreven.
Kan ik een AI-assistent gebruiken bij de stappen?
Ja. Bij veel stappen staat een opdracht voor je AI-assistent. Zet daar nooit klantgegevens, wachtwoorden of namen van medewerkers in.