Bezichtigingen, biedingen en dossiers: houd de IT van je makelaarskantoor op orde.
Je werkt met woningen, afspraken en veel persoonlijke gegevens, vaak onderweg. De +Z Checkup kijkt naar je telefoon, je makelaarssoftware en wie er in je dossiers kan. Het plan werk je af in je eigen tempo.
Onderweg met dossiers vol persoonsgegevens
Je bent veel op pad voor bezichtigingen, opnames en taxaties. Je werkt dan op de telefoon of tablet van de zaak. Op kantoor draait je makelaarssoftware met je aanbod, je relaties en je dossiers.
In een dossier zitten gegevens van verkopers en kopers: namen, adressen, financiële gegevens en soms een kopie van een identiteitsbewijs. Ook afspraken over sleutels horen erbij, en wanneer er niemand thuis is.
Werken je software of je mail een dag niet, dan lopen bezichtigingen, biedingen en afspraken met de notaris vast. En raakt een telefoon met dossiers kwijt, dan kan dat een datalek zijn.
AVG, Wwft en identiteitsbewijzen in de makelaardij
- AVG. Je bewaart gegevens van veel mensen die daarna geen klant meer zijn. Spreek af hoe lang je ze bewaart.
- Wwft, de wet tegen witwassen. Die geldt voor wie beroepsmatig bemiddelt bij koop en verkoop van onroerend goed. Je legt vast hoe je je klant hebt geïdentificeerd, bewaart dat vijf jaar en moet snel kunnen antwoorden als de toezichthouder iets vraagt.
- Kopie van een identiteitsbewijs. Die mag je in principe alleen maken als een wet dat verplicht. Bij huur geldt de Wwft pas vanaf €10.000 huur per maand. Zoek dus uit wat je bij verhuur mag bewaren.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: Wwft, artikel 1a en 33 · Belastingdienst, Wwft-leidraad makelaars · Autoriteit Persoonsgegevens, identiteitsbewijs
Drie stappen voor je makelaarskantoor
Drie stappen als voorbeeld. De Checkup maakt jouw plan op basis van wat je invult.
Zet je telefoons en tablets op slot
Stel een code of vingerafdruk in, en zorg dat je ze op afstand kunt wissen. Laat je er een liggen na een bezichtiging, dan wis je hem vanaf je computer.
Maak een bewaarafspraak voor je dossiers
Schrijf op wat je waar bewaart en wanneer je opruimt. Wat de Wwft vraagt, bewaar je vijf jaar. De rest niet langer dan nodig.
Kijk wie er in je systemen kan
Werk je met een fotograaf, taxateur of zzp'er? Loop na wie er in je makelaarssoftware en je mail kan, en zet uit wat niet meer nodig is.
Zo vul je de Checkup in als makelaar
Een aparte keuze voor makelaars is er niet. Kies Zakelijke dienstverlening, of vul zelf je branche in; de IT-raadgever die je plan nakijkt, leest dat mee.
- Je makelaarssoftware voeg je toe als branchepakket. Is die belangrijk, dan vraagt de Checkup onder meer of je een eigen kopie hebt en je gegevens kunt meenemen bij een overstap.
- Werk je onderweg, dan krijg je vragen over werken op afstand en meekijken op je scherm.
- Bewaar je gevoelige gegevens, dan vraagt de Checkup wie erbij kan en hoe lang je ze bewaart.
- De Checkup heeft geen aparte vragen over de Wwft. De vragen over bewaren, toegang en back-ups gaan wel over dezelfde dossiers.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Zit de Wwft in de Checkup?
Niet als aparte norm. De Checkup vraagt wel naar bewaren, toegang en back-ups. Voor de Wwft zelf kun je terecht bij de leidraad van Bureau Toezicht Wwft.
Ik werk vooral op mijn telefoon. Telt dat mee?
Ja. De Checkup vraagt welke apparaten je gebruikt en waar je werkt. Je plan past zich daarop aan.
Ik werk met een externe fotograaf en taxateur. Horen die in de Checkup?
Kunnen ze in je makelaarssoftware, je mail of gedeelde mappen, dan wel. Je geeft aan of er externen met toegang meewerken, en de Checkup vraagt wanneer hun toegang weer dichtgaat.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor woningteksten?
Dat kan, als je geen gegevens van verkopers of kopers in een AI-assistent zet. De Checkup vraagt welke AI-assistent je gebruikt, en of het een zakelijk account is.