Akten, archief en geld van cliënten. Je notariskantoor verdient IT die dat aankan.
Voor identiteitsbewijzen, testamenten en de kwaliteitsrekening gelden strenge regels, ook voor je IT. De +Z Checkup helpt je met de basis daaronder: inloggen, backups, apparaten en afspraken.
Passeerdagen, registers en de kwaliteitsrekening
- Gevoelige stukken. Kopieën van identiteitsbewijzen, BSN's, testamenten, huwelijkse voorwaarden en gegevens over vermogen.
- Geld op de kwaliteitsrekening. Rekeningnummers en betaalopdrachten zijn een doelwit voor fraude, bijvoorbeeld met een nepmail over een “gewijzigd” rekeningnummer.
- Vaste passeerdagen. Valt je systeem uit op de dag van een levering, dan raakt dat kopers, verkopers, makelaars en banken.
- Registers en archief. Je werkt dagelijks in landelijke registers. En akten blijven lang bewaard, ook als je van software wisselt.
Geheimhouding, gedragscode en Wwft in het notariaat
- Geheimhouding. Jij en iedereen die onder je werkt, zijn tot geheimhouding verplicht, ook na vertrek (Wet op het notarisambt, artikel 22). Dezelfde wet heeft regels voor de notariële archieven (artikel 57 tot en met 59).
- Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat. De KNB heeft deze gedragscode in vier stappen ingevoerd. Die invoering is voorbij: je kantoor leeft de maatregelen nu blijvend na (KNB, augustus 2025).
- Wwft. Je legt het cliëntenonderzoek vast en bewaart die gegevens vijf jaar na het einde van de relatie of de transactie (Bureau Financieel Toezicht).
- Privacy (AVG). Extra zorg voor BSN's en kopieën van identiteitsbewijzen.
Drie stappen voor je notariskantoor
Check elk nieuw rekeningnummer
Komt er een mail of brief met een ander rekeningnummer, bel dan terug op een nummer uit je eigen dossier, niet op een nummer uit die mail. Spreek dit af met iedereen die betalingen doet.
Zet een oud dossier terug
Kies een dossier van een paar jaar terug en kijk of je het uit de backup terugkrijgt, compleet en leesbaar. Lukt het niet, of weet je niet hoe? Vraag je IT-leverancier om advies.
Maak een overzicht van je leveranciers
Wie beheert wat, wie kan erbij, en welke afspraken over persoonsgegevens zijn er? Dan beoordeel je ook een nieuw aanbod rustig.
De Checkup voor een notariskantoor
In de vragenlijst hoort je kantoor bij Juridisch (advocatuur, notariaat). Dan:
- zie je bij je systemen extra keuzes, zoals een dossier- of praktijkmanagementsysteem en een klantportaal voor documenten;
- vraagt de Checkup of je de beroepsregels kent, wie er verantwoordelijk voor is en of iemand er al naar vroeg. Onder Signalen in je plan staat wat je daarmee doet;
- vraagt de Checkup of betaalverzoeken en gewijzigde rekeningnummers altijd even telefonisch worden gecheckt;
- kun je bij de privacyvragen aangeven dat je BSN's of kopieën van identiteitsbewijzen bewaart.
De Checkup loopt de maatregelen van de gedragscode niet één voor één langs. Hij helpt je met de basis eronder: inloggen, backups, apparaten en afspraken.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Vervangt de Checkup de gedragscode van de KNB?
Nee. De Checkup is geen certificering en toetst niet op de gedragscode. Hij helpt je de IT-basis op orde te brengen, stap voor stap.
Een IT-bedrijf zegt dat we voor de gedragscode een product moeten kopen. Klopt dat?
Wees kritisch. De KNB waarschuwde in 2024 voor IT-bedrijven die met onjuiste informatie producten verkopen, bijvoorbeeld met de bewering dat gewone mail verboden wordt (KNB). Twijfel je, vraag het dan na bij de KNB.
Mag een medewerker een AI-assistent gebruiken voor een conceptbrief?
Alleen zonder klantgegevens: geen namen, adressen of BSN's, en geen details uit een testament of akte. Spreek op kantoor af welke AI-assistent mag, en voor welke teksten.
Wat als ons systeem uitvalt op een passeerdag?
Dan raakt dat meer mensen dan alleen je kantoor. De Checkup vraagt bij systemen die je niet kunt missen hoe lang ze mogen uitliggen, of terugzetten is getest en of je weet wie je dan belt. Wat nog ontbreekt, komt als stap in je plan.