IT op orde voor je winkel, van kassa tot camera
Werkt je kassa niet, dan verkoop je niets. Met de +Z Checkup zorg je dat je kassa, pin en camera's goed geregeld zijn, stap voor stap in een jaar.
Kassa, pin en klantenwifi
In een winkel draait bijna alles om de kassa. Je kassasysteem houdt je verkopen bij, vaak ook je voorraad. De pinautomaat regelt de betalingen. Misschien heb je ook een webshop, verkoop je via een marktplaats, of hangen er camera's.
Al die apparaten hangen aan internet, vaak aan dezelfde router als de wifi voor je klanten. Op drukke dagen delen medewerkers soms één kassalogin.
Valt je kassa of je internet uit, dan kost dat direct omzet: klanten die niet kunnen pinnen, lopen weg. En raak je je kassagegevens kwijt, dan heb je een gat in je administratie.
Kassagegevens, kaartbetalingen en camera's
- Je kassagegevens horen bij je administratie. Die bewaar je in principe 7 jaar. Stap je over naar een ander kassasysteem, neem je gegevens dan mee. Bron: Belastingdienst, Het kassasysteem in uw bedrijf en administratie bewaren.
- Kaartbetalingen (PCI DSS). Deze beveiligingsnorm geldt voor wie kaartgegevens opslaat, verwerkt of doorgeeft. Loopt alles via je betaalprovider, dan geldt veel ervan niet direct voor jou. Je blijft wel verantwoordelijk dat die gegevens goed beschermd zijn. Bron: PCI Security Standards Council (Engels).
- Camera's (AVG). Je hebt een goede reden nodig, zoals diefstal tegengaan. Klanten zien vooraf dat er camera's hangen, bijvoorbeeld door een bordje. Een camera in een pashokje mag niet. Beelden bewaar je niet langer dan nodig. Is er iets gebeurd, zoals diefstal? Dan mag je die beelden bewaren tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, regels cameratoezicht.
Drie eerste stappen voor je winkel
Zet kassa en pin apart
Geef je kassa en pinautomaat een eigen netwerk, los van de wifi voor klanten en je camera's. Verander ook de standaardwachtwoorden van je router en camera's.
Iedere medewerker een eigen kassalogin
Gaat iemand weg, dan zet je alleen die login uit, op de laatste werkdag.
Weet waar je kassagegevens staan
Vraag je kassaleverancier waar je gegevens staan, hoe je ze 7 jaar bewaart, en hoe je ze meeneemt als je overstapt.
De Checkup in je winkel
Je kiest in de vragenlijst je branche: retail of webshop. Dan zie je systemen die bij een winkel horen, zoals een kassasysteem, voorraadbeheer, verkoop via marktplaatsen en roosterplanning. Je geeft per systeem aan hoe belangrijk het is. Voor je kassasysteem en andere belangrijke systemen volgen vragen over de tweede inlogstap en een eigen kopie van je gegevens. Voor systemen die je niet kunt missen, vraagt hij ook hoe lang je zonder kunt.
Gebruik je een kassa, pinautomaat of camera's, dan vraagt de Checkup of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Kies je bij de vraag waar je werkt "Op kantoor" (voor jou is dat je winkel), dan vraagt hij ook of die apparaten op een eigen netwerk zitten, en wat er gebeurt als het internet uitvalt. En omdat je retail kiest, krijg je drie korte vragen over de regels voor kaartbetalingen. Die zie je terug in je plan, met een advies.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen over je winkel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Kan ik nog afrekenen als het internet uitvalt?
Dat hangt af van je kassa en je pinautomaat. Kies je in de Checkup bij de vraag waar je werkt "Op kantoor", dan vraagt hij wat er gebeurt als je internet uitvalt. Ligt dan alles stil, dan helpt je plan je kiezen: een reserveverbinding, of bewust even zonder.
Moet ik zelf aan de regels voor kaartbetalingen voldoen?
Meestal regelt je betaalprovider het grootste deel, maar je blijft verantwoordelijk. Vraag je betaalprovider wat zij afdekken en wat jij zelf moet doen. De Checkup vraagt of je dat al weet.
Ik heb ook een webshop. Telt die mee?
Ja. Kies je webshop als systeem, dan krijg je ook vragen over je privacyverklaring en cookies.
Ik heb geen verstand van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over je winkel, niet over techniek. Kun je een stap niet zelf, dan staat er waar het past een voorbeeldmail voor je IT-leverancier klaar.