Je garage draait op software, van werkplaats tot balie. Zo houd je die op orde.
Garagesoftware, onderdelendatabank, RDW-systemen en de kassa aan de balie: met de +Z Checkup zie je welke goed geregeld zijn, en wat eerst moet.
Garagesoftware, RDW en de werkplaats
Je garagesoftware houdt planning, werkorders en facturen bij. Onderdelen zoek je op in een databank, en voor de APK werk je in de systemen van de RDW. Aan de balie staan kassa en pinautomaat. In de werkplaats staat steeds meer apparatuur met internet, en vaak hangen er camera's.
Je bewaart klantgegevens, gekoppeld aan kentekens. En klanten staan aan de balie, vlak bij een scherm.
Ligt je garagesoftware stil, dan weet je niet welke auto wanneer klaar moet zijn, en kun je niet factureren.
AVG, camera's en je RDW-certificaat
Er is geen IT-wet speciaal voor autobedrijven, en de Cyberbeveiligingswet noemt garages niet als sector. De AVG geldt wel. Ook een kenteken dat je aan een klant koppelt, is een persoonsgegeven. Hang je camera's op, dan gelden daar eigen regels voor: je hebt een goede reden nodig en je maakt duidelijk dat er gefilmd wordt.
Met een RDW-erkenning, bijvoorbeeld voor de APK, werk je in de RDW-systemen met een RDW-certificaat. Je installeert het op de computer waarmee je werkt, met een zelfgekozen wachtwoord of met het installatiewachtwoord uit de pinbrief van de RDW. Het certificaat is twee jaar geldig.
De Checkup signaleert welke normen voor je kunnen gelden, maar is geen certificering en geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een garage
Verander de standaardwachtwoorden
Camera's en apparaten komen vaak met een wachtwoord dat op internet te vinden is. Kies een eigen, sterk wachtwoord, of vraag de leverancier hoe dat moet.
Houd de balie vrij van meekijkers
Draai het scherm weg van klanten, en laat de computer na een paar minuten vanzelf op slot gaan. Laat geen werkorders open op de balie liggen.
Weet waar je RDW-certificaat staat
Schrijf op welke computer het certificaat heeft, waar het wachtwoord veilig bewaard is en wanneer het verloopt.
Zo houdt de Checkup rekening met je garage
Met garage of autobedrijf als branche staan garagesoftware, een onderdelen- en technische databank en RDW-toepassingen tussen de systemen die je kunt aanklikken. Bij je garagesoftware en andere belangrijke systemen let je plan op een tweede inlogstap en een reservekopie. Bij systemen die je niet kunt missen vraagt de Checkup ook hoe lang je zonder kunt.
Heb je een kassa, camera's of werkplaatsapparatuur met internet, dan wil de Checkup weten of die los van je andere computers hangen, en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Komen er klanten binnen, dan vraagt hij wat zij op schermen kunnen zien. Werk je voor grote organisaties, dan vraagt hij of je hun eisen kent.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Je beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over je bedrijf, en krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan een jaar met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Mijn garagesoftware wordt door de leverancier beheerd. Wat moet ik dan nog doen?
Je leverancier houdt de software draaiend. Wie er in de werkplaats en aan de balie mag inloggen, en of je zelf een kopie van je werkorders en klantgegevens hebt, regel jij. Weet je iets niet, dan vraag je het je leverancier met de mail uit je plan.
Kijkt de Checkup ook naar mijn werkplaatsapparatuur?
Naar de IT eromheen: zit apparatuur met internet apart van je andere computers, en zijn de wachtwoorden veranderd? De werking van het apparaat zelf valt erbuiten.
Medewerkers delen één login voor de garagesoftware. Is dat erg?
Het komt vaak voor. Maar dan zie je niet wie wat deed, en kun je iemand die vertrekt niet apart afsluiten. Je plan helpt je iedereen een eigen login te geven, als je software dat kan.
Is de Checkup een soort APK voor mijn IT?
Een beetje: je ziet wat goed is en wat aandacht vraagt. Maar er is geen afkeur, wel een plan om stap voor stap te verbeteren.