Een behandeling duurt jaren. Je IT moet dat bijhouden.
Je volgt patiënten, vaak kinderen, jarenlang. De +Z Checkup kijkt naar wat daarbij hoort: foto's op tablets, hoe je gegevens deelt en met welke leveranciers je afspraken hebt.
Jarenlange dossiers, ouders en scans
Een behandeling loopt vaak over jaren. Al die tijd groeit het dossier: foto's, scans en brieven aan de verwijzende tandarts. Veel patiënten zijn kinderen, dus je hebt ook contact met ouders, via mail, berichten of een portaal. Scans gaan soms naar een laboratorium of een maker van beugels, en foto's maak je vaak met een tablet.
Je agenda zit vol korte controles. Valt die uit, dan weet je niet wie er komt. Raakt een tablet met foto's kwijt, dan gaat het om gegevens van kinderen. En een dossier wil je ook na een overstap naar andere software nog kunnen openen.
Regels voor orthodontisten: NEN 7510, inzage en bewaren
- NEN 7510. De normen NEN 7510, 7512 en 7513 gelden voor elke zorgaanbieder, dus ook voor jouw praktijk (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- Kinderen en ouders. Onder de 12 mogen ouders het dossier inzien. Van 12 tot 16 moet je patiënt daarmee instemmen. Vanaf 16 kan dat alleen met toestemming van je patiënt (Rijksoverheid). Dat raakt je IT: wie krijgt welke berichten, en wie kan in een portaal?
- Bewaren. Het dossier bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid). Bij een behandeling van jaren is die laatste wijziging vaak pas lang na de eerste foto.
- Privacy (AVG). Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Verwerkt een leverancier ze voor jou, zoals je softwareleverancier, dan leg je in een verwerkersovereenkomst vast wat die partij ermee mag (Autoriteit Persoonsgegevens). De Cyberbeveiligingswet geldt pas voor grotere praktijken (NCSC).
Drie eerste stappen voor je orthodontiepraktijk
Foto's alleen op apparaten van de zaak
Maak foto's met een tablet of telefoon van de zaak, met een code en wissen op afstand. Zo staan ze nooit op een privételefoon.
Spreek af wat ouders krijgen
Leg vast welke berichten naar ouders gaan, en vanaf welke leeftijd je patiënt ze zelf krijgt. Kijk of je agenda of portaal dat zo kan instellen.
Weet wie je scans krijgt
Welk laboratorium of welke maker krijgt je scans, en hoe? Kijk per partij welke afspraken er zijn over je gegevens, bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst.
Wat de Checkup vraagt aan een orthodontist
- Als branche kies je Zorg. In de lijst met systemen staan dan het patiëntendossier en de afsprakenagenda om aan te klikken. Gebruik je een portaal voor ouders, dan voeg je dat zelf toe.
- Je geeft aan welke persoonsgegevens je verwerkt, zoals gezondheidsgegevens en gegevens van kinderen. De Checkup vraagt met welke leveranciers een verwerkersovereenkomst ontbreekt.
- Gebruiken mensen hun eigen telefoon of tablet voor het werk, dan vraagt hij of daar afspraken over zijn, en of je apparaten op afstand kunt wissen.
- Bij je belangrijkste systemen vraagt hij of je dossiers mee kunnen naar nieuwe software. Over NEN 7510 volgen drie korte vragen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Mag een ouder het dossier van zijn kind inzien?
Onder de 12 meestal wel. Van 12 tot 16 alleen als je patiënt ermee instemt. Vanaf 16 alleen met toestemming van je patiënt. Twijfel je, vraag het dan je beroepsvereniging.
Hoe lang bewaar ik dossiers en foto's?
Minstens 20 jaar na de laatste wijziging. De Checkup vraagt of je bewaartermijnen hebt afgesproken en of je opruimt. Zo niet, dan krijg je een stap om ze op te stellen.
Kan ik mijn dossiers meenemen als ik van software wissel?
Dat vraagt de Checkup bij de meeste belangrijke systemen. Weet je het niet, dan vraag je het je leverancier met de voorbeeldmail uit je plan.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor brieven aan verwijzers?
Voor algemene teksten kan dat. Zet er nooit patiëntgegevens in, ook geen naam of foto.